Как мы стали причастны к модернизации массового подбора персонала самого крупного ритейлера в России
Рекрутинг всегда был головной болью в работе с кадрами для крупных ритейлеров. Во-первых, в розничной торговле довольно высокая текучесть персонала: люди постоянно приходят и уходят, поэтому рекрутеры находятся в процессе поиска без остановки. Во-вторых, это огромный объем подбора, какого нет ни в одной другой отрасли. И, в-третьих, у крупных ритейлеров развитая географическая сеть, которая охватывает даже самые маленькие города России и постоянно растет, в месяц могут открываться десятки новых магазинов. Внедрение систем и инструментов автоматизации для массового подбора – это не погоня за технологичными трендами, а уже необходимость.
Каждая компания самостоятельно определяет свои «проблемные» места и автоматизирует, если не весь процесс управления кадрами, то какую-то его часть. В прошлом году мы помогли «Магниту» облегчить процесс найма сотрудников по всей России, и заодно – сделать коммуникацию между рекрутерами удобнее и проще.
«Магнит» – это гигантская розничная сеть,
. В сеть входят более 16 000 магазинов в 100 географических бизнес-подразделениях, на которых работает около 270 тысяч человек. Штат отдела персонала сети – огромен, более 500 специалистов из разных регионов ежедневно занимаются подбором сотрудников. Рекрутеры нанимают как директоров магазинов, так и линейный персонал. Помимо них задействованы ещё и другие менеджеры – руководители различных направлений, которые присоединяются на разных этапах подбора. Из-за гигантского объема найма нужно, чтобы всё работало как заводской станок, функционирующий без сбоев, продуктом которого будет большой поток подходящих кандидатов. При таком объеме у компании не было общей системы, где бы велся подбор, и отражались статусы по всем задачам. Поэтому возникали различные сложности: в передаче кандидатов, отслеживании процесса работы рекрутеров, в распределении задач и управлении. Весь статус по коммуникации с кандидатами отражался, по-старинке, в большом файле Excel. И руководитель по подбору или директор по персоналу не могли просто зайти куда-то, чтобы проверить текущее положение дел, так как нужно было запрашивать файлы у всех рекрутеров отдельно, сводить их и сравнивать. При объеме в сотни тысяч кандидатов в месяц, вы можете представить, какой это гигантский оборот файлов между сотнями сотрудников внутри компании. Очевидно, что это очень неудобно и усложняет процесс рекрутмента, удлиняет путь кандидата и увеличивает стоимость найма одного человека. Поэтому руководство пришло к пониманию, что нужны перемены.
Мы предложили коллегам из «Магнита» внедрить единую систему, куда одновременно имеют доступ все специалисты, занимающиеся подбором, чтобы управлять его эффективностью и централизовать потоки вакансий и кандидатов.
Посмотреть вложение 18052
Например, стало возможным легко переводить соискателей на вакансии в другие магазины, так как если он не подошел для одного магазина, то может быть полезен в другом. На первом этапе внедрения мы провели серию обучающих демо-тренингов для разных групп персонала. На них мы показали, как работает система, а затем постепенно начали переводить часть подразделений, которые занимаются подбором, на платформу Talantix. Безусловно, для такой большой компании переход в один день невозможен: сначала нужно договориться об определенном бизнес-процессе внутри, а также обучить всех сотрудников, как пользоваться системой по определенному и стандартному для всех алгоритму.
Одними из первых, кто испытал на себе работу новой системы – стал московский регион. Проект стартовал в декабре 2017 года, и к нему сразу подключились больше 60 столичных рекрутеров. На момент запуска требовалось закрыть более 900 вакансии, специалисты работали с базой из 82 000 кандидатов, а в настоящий момент она насчитывает более 150 000 кандидатов. Система позволяет онлайн работать одновременно более чем 60 рекрутерам.
Посмотреть вложение 18053
Аналитика загрузки рекрутеров
Важно отметить, что процесс отбора у «Магнита» построен нетипичным образом. Ввиду большого объема кандидатского потока он раздроблен на несколько разных этапов, и каждым из них занимаются отдельные команды специалистов. Сначала большой поток кандидатов опрашивают по определенному сценарию и фиксируют в системе их ответы на формальные вопросы. На этом работа одной группы ресечеров завершается, и подключается новая команда, которая оценивает и определяет, для каких вакансий эти кандидаты подходят, затем другие проводят интервью и так далее. Подобная модель помогает повысить эффективность работы специалистов, так как каждый имеет свое собственное поле ответственности в обработке кандидатского потока. Раздробив классический процесс, коллеги стали на шаг ближе к идее беспрерывного потока по аналогии с производственными процессами и еще на шаг ближе к более глубокой автоматизации.
Посмотреть вложение 18054
Аналитика воронки кандидатов в мобильной версии системы
Безусловно, как и от других компаний, от «Магнита» мы получаем пожелания по развитию системы. Вместе мы модернизируем работу сервиса и создаем новые инструменты, которые прорабатываем вместе по методологии Agile, проверяем гипотезы с использованием предварительных прототипов. Мы убеждаемся, что вводимые нововведения удобны, а представители компании «Магнит» видят и пробуют его в первую очередь.
Параллельно с автоматизацией процессов подбора и переходом на новую систему, перед нами периодически ставят задачи по увеличению входящего потока резюме на разные должности. Например, недавно мы работали над привлечением кандидатов на должность «Директора магазина» в Москве, так как периодически возникает их нехватка. Нам нужно было организовать целевой поток соискателей, провести предварительный отбор и сделать это так, чтобы он экономил время рекрутеров на самом первом этапе. Например, из всех откликающихся на вакансию только 20% людей подходят по формальным признакам. Уметь автоматически отсеивать их на этом этапе – большое преимущество, когда речь идет о десятках тысячах кандидатов.
Посмотреть вложение 18055
Лендинг с анкетой для вакансии "Директор магазина"
Процесс привлечения кандидатов организуется следующим образом: мы используем для этого как свою базу из 34 миллионов кандидатов, так и привлекаем их из внешних источников («Вконтакте», «Яндекс. Директ» и другие). Для выбора целевой аудитории используются не только формальные параметры таргетинга на основании данных о соискателях в базе hh.ru, но и наши умные алгоритмы подбора, определяющие максимально подходящих кандидатов, которые с большой долей вероятности смогут откликнуться на вакансию. Тем самым человек получает предложение о работе, которая ему действительно подходит.
Посмотреть вложение 18056
Аналитика источников кандидатского потока
Результат не заставил себя ждать: уже за первые три недели были отобраны 300 подходящих кандидатов. На этапе заполнения анкеты автоматически отсеялись 75% соискателей, так как они не подходили по важным для должности критериям, что позволило рекрутерам значительно сэкономить время и ресурсы на разбор нерелевантных заявок, а значит – снизить стоимость закрытия вакансии.
Рекрутинг всегда был головной болью в работе с кадрами для крупных ритейлеров. Во-первых, в розничной торговле довольно высокая текучесть персонала: люди постоянно приходят и уходят, поэтому рекрутеры находятся в процессе поиска без остановки. Во-вторых, это огромный объем подбора, какого нет ни в одной другой отрасли. И, в-третьих, у крупных ритейлеров развитая географическая сеть, которая охватывает даже самые маленькие города России и постоянно растет, в месяц могут открываться десятки новых магазинов. Внедрение систем и инструментов автоматизации для массового подбора – это не погоня за технологичными трендами, а уже необходимость.
Каждая компания самостоятельно определяет свои «проблемные» места и автоматизирует, если не весь процесс управления кадрами, то какую-то его часть. В прошлом году мы помогли «Магниту» облегчить процесс найма сотрудников по всей России, и заодно – сделать коммуникацию между рекрутерами удобнее и проще.
«Магнит» – это гигантская розничная сеть,
Пожалуйста Войдите или Зарегистрируйтесь для просмотра скрытого текста.
Мы предложили коллегам из «Магнита» внедрить единую систему, куда одновременно имеют доступ все специалисты, занимающиеся подбором, чтобы управлять его эффективностью и централизовать потоки вакансий и кандидатов.
Посмотреть вложение 18052
Например, стало возможным легко переводить соискателей на вакансии в другие магазины, так как если он не подошел для одного магазина, то может быть полезен в другом. На первом этапе внедрения мы провели серию обучающих демо-тренингов для разных групп персонала. На них мы показали, как работает система, а затем постепенно начали переводить часть подразделений, которые занимаются подбором, на платформу Talantix. Безусловно, для такой большой компании переход в один день невозможен: сначала нужно договориться об определенном бизнес-процессе внутри, а также обучить всех сотрудников, как пользоваться системой по определенному и стандартному для всех алгоритму.
Одними из первых, кто испытал на себе работу новой системы – стал московский регион. Проект стартовал в декабре 2017 года, и к нему сразу подключились больше 60 столичных рекрутеров. На момент запуска требовалось закрыть более 900 вакансии, специалисты работали с базой из 82 000 кандидатов, а в настоящий момент она насчитывает более 150 000 кандидатов. Система позволяет онлайн работать одновременно более чем 60 рекрутерам.
Посмотреть вложение 18053
Аналитика загрузки рекрутеров
Важно отметить, что процесс отбора у «Магнита» построен нетипичным образом. Ввиду большого объема кандидатского потока он раздроблен на несколько разных этапов, и каждым из них занимаются отдельные команды специалистов. Сначала большой поток кандидатов опрашивают по определенному сценарию и фиксируют в системе их ответы на формальные вопросы. На этом работа одной группы ресечеров завершается, и подключается новая команда, которая оценивает и определяет, для каких вакансий эти кандидаты подходят, затем другие проводят интервью и так далее. Подобная модель помогает повысить эффективность работы специалистов, так как каждый имеет свое собственное поле ответственности в обработке кандидатского потока. Раздробив классический процесс, коллеги стали на шаг ближе к идее беспрерывного потока по аналогии с производственными процессами и еще на шаг ближе к более глубокой автоматизации.
Посмотреть вложение 18054
Аналитика воронки кандидатов в мобильной версии системы
Безусловно, как и от других компаний, от «Магнита» мы получаем пожелания по развитию системы. Вместе мы модернизируем работу сервиса и создаем новые инструменты, которые прорабатываем вместе по методологии Agile, проверяем гипотезы с использованием предварительных прототипов. Мы убеждаемся, что вводимые нововведения удобны, а представители компании «Магнит» видят и пробуют его в первую очередь.
Параллельно с автоматизацией процессов подбора и переходом на новую систему, перед нами периодически ставят задачи по увеличению входящего потока резюме на разные должности. Например, недавно мы работали над привлечением кандидатов на должность «Директора магазина» в Москве, так как периодически возникает их нехватка. Нам нужно было организовать целевой поток соискателей, провести предварительный отбор и сделать это так, чтобы он экономил время рекрутеров на самом первом этапе. Например, из всех откликающихся на вакансию только 20% людей подходят по формальным признакам. Уметь автоматически отсеивать их на этом этапе – большое преимущество, когда речь идет о десятках тысячах кандидатов.
Посмотреть вложение 18055
Лендинг с анкетой для вакансии "Директор магазина"
Процесс привлечения кандидатов организуется следующим образом: мы используем для этого как свою базу из 34 миллионов кандидатов, так и привлекаем их из внешних источников («Вконтакте», «Яндекс. Директ» и другие). Для выбора целевой аудитории используются не только формальные параметры таргетинга на основании данных о соискателях в базе hh.ru, но и наши умные алгоритмы подбора, определяющие максимально подходящих кандидатов, которые с большой долей вероятности смогут откликнуться на вакансию. Тем самым человек получает предложение о работе, которая ему действительно подходит.
Посмотреть вложение 18056
Аналитика источников кандидатского потока
Результат не заставил себя ждать: уже за первые три недели были отобраны 300 подходящих кандидатов. На этапе заполнения анкеты автоматически отсеялись 75% соискателей, так как они не подходили по важным для должности критериям, что позволило рекрутерам значительно сэкономить время и ресурсы на разбор нерелевантных заявок, а значит – снизить стоимость закрытия вакансии.
После того, как мы начали работать с Talantix, наша база кандидатов увеличилась на 157 тысяч человек, результативность в подборе выросла и удалось сократить время взаимодействия между командами. В системе соединены все специалисты, участвующие в подборе, и это гораздо удобнее, потому что не нужно искать информацию в разрозненных Excel-файлах, есть единая база, и все видят результаты работы друг друга. Также удалось сократить время взаимодействия между регионами. В онлайн-режиме можно посмотреть, сколько и какие кандидаты приглашены на интервью, не требуется выгружать данные и пересылать их дополнительно. При этом еще можно смотреть аналитику по работе с кандидатами на каждом этапе и корректировать свою работу в процессе.
Ольга Панасенко
Руководитель центра подбора сети «Магнит»
Однако на этом способы автоматизации массового подбора не заканчиваются. Мы рассказали лишь о двух этапах, с которых компании обычно начинают оптимизацию процессов. У каждого из них большие перспективы для развития. Сейчас мы работаем над тем чтобы вообще уйти от процесса автоматизации в сторону предложения уже готовых отобранных кандидатов, которых можно будет нанимать с закрытыми глазами.Ольга Панасенко
Руководитель центра подбора сети «Магнит»